Tietosuoja- ja rekisteriseloste

2NDHOMES TAMPERE OY

30.11.2021

REKISTERINPITÄJÄ

2ndhomes Tampere Oy (Y-tunnus 2889484-3)


 

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

 

Tuomas Välimäki

COO & Partner 

2ndhomes Tampere Oy 

0400 214 114

tuomas.valimaki@2ndhomes.fi


 

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

 

2ndhomes Tampere Oy:n asiakasrekisteri (jäljempänä ”Asiakasrekisteri”)

 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

 

Yleistä tietojen käsittelystä

 

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat, sekä asiakkaan, eli rekisteröidyn, oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn (eli rekisterin pitämisen) tarkoitus:

 

1. Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

 

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän:

 

  • sopimus- tai asiakassuhde transaktion toisen osapuolen (esim. vuokraaja tai vuokranantaja) kanssa

  • palvelun suorittamiseen liittyvä suhde transaktion muiden osapuolten (esim. vuokralaisen perheenjäsen) kanssa

  • asiakkaan antamaan markkinointilupaan perustuva suhde, jonka tarkoituksena on mm. monikanavainen markkinointiviestintä asiakkaalle esim. sähköpostitse, verkossa, telemarkkinointina tai postitse

 

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös muilta hallitsemissaan asunnoissa läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

 

Edellä kuvatuista henkilöistä käytetään tässä selosteessa nimitystä ”Asiakas”.

 

2. Rahanpesun lakisääteinen valvonta

 

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei käytetä tarkoitukseen, joka on yhteensopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

 

3. Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

 

Sikäli kuin edellä kuvattu rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen. Asiakkaalta voidaan myös erikseen pyytää suostumus annettujen tietojen ja asiakaskäyttäytymisen analysointiin markkinointitarkoituksia varten.


 

Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

 

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa edellä mainittuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa.


 

Tietojen käyttötarkoitus

 

Asiakasrekisterissä olevia tietoja käytetään pääasiallisesti seuraaviin tarkoituksiin:

 

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen

  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja parantaminen

  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen

  • mainonnan kohdentaminen

  • palveluita koskeva analysointi ja tilastointi

  • asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta

  • markkinoinnin sisällön kohdentaminen Asiakkaan antamien tietojen ja käyttäytymisen mukaan

  • palveluihin liittyvien rekisterinpitäjän ja muiden palvelun tuottamiseen liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen

  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

  • muut vastaavat käyttötarkoitukset

 

ASIAKASREKISTERIN SISÄLTÄMISTÄ TIEDOISTA

 

2ndhomes Tampere Oy käsittelee tietoja Varaustenhallintajärjestelmässään, Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa sekä asiakasyhteystietolistauksessa.

 

Näissä kokonaisuuksissa ja niiden liitteissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

 

  • Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli, syntymäaika

  • omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten

  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

  • asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden käyttämispäivä, palveluiden ostamisen ja hyväksymisen tekopäivä ja tiedot sekä muut vastaavat tiedot

  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

  • Asiakkaan mielenkiinnon kohteet

  • palvelujen muut tapahtumatiedot

  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

  • vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

  • kopio Asiakkaan henkilöllisyystodistuksesta 

  • muut Asiakkaan itse antamat tiedot

  • tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta, perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot

  • Rahanpesulain 4 § 3. mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot

  • ulkomaalaisen Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot


 

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

 

Kaikkia edellä kuvattuja tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta palvelu-/vuokra-/asiakassuhteen päättymisestä.

 

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta, jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

 

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä.


 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

 

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita tai niiden käyttöä suunniteltaessa (esimerkiksi varatessa asuntoa tai rekisteröityessä rekisterinpitäjän asiakkaaksi). Henkilötietoja voidaan kerätä myös muutoin suoraa rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi yhteydenottolomakkeiden kautta, sähköpostitse niitä tiedustelemalla, uutiskirjeiden tilaamisen kautta, asiakastyytyväisyyskyselyistä tai arvonnoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös esimerkiksi väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

 

TIETOJEN LUOVUTUS

 

Kaikkien rekisteröityä koskevien tietojen käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja voidaan luovuttaa siten esimerkiksi viranomaisille, palvelun tuottamiseen osallistuville yhteistyökumppaneille sekä riitatapauksissa juridisille avustajille.

 

Tietoja voidaan myös siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, kun sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä.

 

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

 

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita voivat olla esimerkiksi rekisterinpitäjän varaushallintajärjestelmän palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot ja asiakastyytyväisyysmittauksia tekevät yritykset. 2ndhomes Tampere Oy:n alihankkijoita ovat muun muassa Guesty (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteesta https://privacy.guesty.com/), Almamedia (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteessa https://www.almamedia.fi/tietosuoja), Schibsted (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteesta https://info.privacy.schibsted.com/fi/tietosuoja-ja-evastekaytannot/?ref=ot_footer) sekä Wix (tietosuojaseloste on luettavissa osoitteesta https://www.wix.com/about/privacy).


 

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

 

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilla, työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Asiakastiedot talletetaan sähköisesti. Jos henkilötunnuksen sisältäviä henkilötietoja siirretään 2ndhomes Tampere Oy:ltä esim. sähköpostitse, niin edellyttää se aina henkilötunnuksen omistajan lupaa.

 

ASIAKKAAN OIKEUDET

 

1. Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

 

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

 

Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeutta tarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettu voi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.

 

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

 

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

 

2. Virheellisen tiedon oikaiseminen

 

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

 

3. Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

 

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi.

 

4. Suostumuksen peruuttaminen

 

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää, lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

 

5. Menettely oikeuksien käyttämisessä

 

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

 

6. Erimielisyydet

 

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.


 

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.